Каковы особенности хранения и сроки хранения приказов на отпуск?

Всегда ли надо оформлять заявление на отпуск?

Если ежегодный отпуск предоставляется согласно графику отпусков, составленному на год, заявление не нужно. Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком, утвержденным руководством (ст. 123 ТК РФ). При этом график является обязательным и для работодателя, и для работников.

Однако заявление на отпуск нужно писать, если:

  • работник просит разрешить ежегодный отпуск в период, отличный от того, который был запланирован графиком;
  • работник устроился в организацию после того, как был составлен и утвержден график, и просит предоставить отпуск по истечении 6 месяцев работы;
  • работник отработал меньше 6 месяцев, то есть просит предоставить отпуск авансом.

Заявление на отпуск может быть написано от руки или напечатано на компьютере, главное — в нем должны быть дата составления документа и подпись сотрудника. Заявление пишется в свободной форме с просьбой о предоставлении отпуска с начальной даты на определенное количество дней или до конечной даты.

Заявление нужно писать не только на основной ежегодный отпуск, но и на другие периоды, например, на отпуск без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебный отпуск и др.

к содержанию ↑

Как хранить заявления на отпуск

Некоторые специалисты хранят заявления в личном деле каждого сотрудника. С одной стороны, это удобно, поскольку вся документация по человеку хранится в одном месте, и в случае необходимости ее не нужно искать.

С другой стороны, у кадровиков могут возникнуть определенные трудности при обработке информации, когда необходимо сдавать личные дела по выбывшим сотрудникам в архив, поскольку в них не должны содержаться заявления на отпуск. Кроме того, если сотрудник работает длительное время, в его личном деле может скопиться довольно много разных заявлений, и не только на отпуск.

Целесообразно все заявления персонала на отпуск хранить в одной папке с обязательной их регистрацией в журнале регистрации документов по отпускам. При этом нужно разделить заявления по видам отпусков, а также по годам, если в одной папке хранятся документы за период больше года.

к содержанию ↑

Какими правовыми нормами регулируется

Сроки хранения заявлений и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:
  1. ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения документов на предприятии.
  2. ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».
  3. Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
  4. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

  1. Для ООО – ст. 12 и п. 1 ст. 50 №14-ФЗ – на основе данных статей деловые бумаги предприятия должны храниться, согласно утвержденному уставу компании.
  2. Для АО – ст. 89 №208-ФЗ.
к содержанию ↑

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений.

К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения.

Мнение эксперта
Макаров Игорь Тарасович
Юрист-консульт с 8-летним опытом. Специализация — уголовное право. Большой опыт в экспертизе документов.
ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

к содержанию ↑

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5.

Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

к содержанию ↑

Ведение личных дел работников в 2020 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом.

Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

  • внутренняя опись личного дела;
  • анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
  • копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
  • аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • докладные и служебные записки;
  • должностные инструкции;
  • акты и уведомления;
  • личные заявления и справки о состоянии здоровья;
  • копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • личный листок (карточка) по учету кадров.

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных.

А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Мнение эксперта
Макаров Игорь Тарасович
Юрист-консульт с 8-летним опытом. Специализация — уголовное право. Большой опыт в экспертизе документов.
Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить.

Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

  • Личная карточка работника по форме №Т-2: порядок оформления
  • Простые секреты личной карточки
  • Срок хранения личных карточек Т-2

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается.

После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

  • Анкета из личного дела сотрудника
  • Обложка личного дела сотрудника
  • Внутренняя опись личного дела сотрудника
  • Лист-заверитель личного дела
к содержанию ↑

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

  1. Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
  2. Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

  • приказ Минфина РФ от 03.09.2014 № 276;
  • приказ ФНС РФ от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@;
  • приказ ФССП России от 30.01.2015 № 37.
Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Автор статьи
Макаров Игорь Тарасович
Юрист-консульт с 8-летним опытом. Специализация — уголовное право. Большой опыт в экспертизе документов.
Следующая
Судебная практикаВстречный иск в арбитражном процессе – образец искового заявления и порядок оформления

Добавить комментарий

Adblock
detector